Im Interview: Katrin Taepke von MICEstens digital (mit Jürgen Winkler)
JW: Wie üblich zum Einstieg – ich darf dich um eine kurze Vorstellung von dir bitten
Mein Name ist Katrin Taepke und auf meinem Blog zeige ich Eventmanagern, wie sie dank digitaler Tools Zeit gewinnen, Zeit fürs Wesentliche, also für:
- sich
- ihr Publikum,
- ihre Freizeit oder
- auch ihre Weiterbildung.
Dafür stelle ich regelmäßig bewährte sowie neue Tools vor. Sie erfahren, welche und wie sie diese bei ihrer täglichen Arbeit einsetzen können. Darüber hinaus stelle ich ihnen immer wieder interaktive Eventformate vor, die sie leicht in die Planung ihrer Veranstaltungen integrieren können.
Mein Credo lautet: Rettet die Welt vor frontaler Vortragsbeschallung und nutzt digitale Tools für eure Prozesse.
JW: Wie bist du zu dem gekommen, was du derzeit machst = warum gibt es den Blog?
Wer mal auf mein XING- oder LinkedIn-Profil klickt, sieht schnell: Ich bringe einiges an Berufserfahrung sowie theoretisches Wissen in der und für die Eventbranche mit. Sei es das Studium an der Berufsakademie Ravensburg, die Weiterbildung zum Certified Meeting Professional oder auch der berufsbegleitende MBA. Dazu kommen praktische Erfahrungen seit 1996; bei unterschiedlichsten Messeveranstaltern und Kongressagenturen.
In dieser Zeit war ich oft auf der Suche nach praxisnahen Informationen. Also: Wie prüfe ich einen Vertrag mit dem Hotel? Was muss in eine Referentenanfrage rein? Wie geht ein Call for Papers? Und so weiter und so fort.
Doch genau diese kleinteiligen Fragen habe ich nirgends beantwortet bekommen. In keiner Fachzeitschrift, in keinem Fachbuch. Wenn ich Glück hatte, wussten es die Kollegen. Wenn nicht, habe ich es mir selbst erarbeitet. Zum Beispiel die passende Software für eine Teilnehmerregistrierung für einen größeren Jahreskongress gesucht.
Und genau dieses Wissen, das ich damals gesucht habe, gebe ich heute einfach weiter. An alle, die sich täglich genau diese Fragen stellen. Die, die keine Lust haben, ein Fachbuch zu studieren. Die, die mal nur kurz eine Anregung lesen wollen.
Darüber hinaus möchte ich Mut machen. Mut, digitale Tools auszuprobieren. Dort liegt so viel Potenzial. Lasst es uns heben.
JW: Was ist der Nutzen deines Blogs für den Leser?
Ich habe es bereits in der Frage zuvor angedeutet: Ich möchte meinen Lesers Antworten auf alltägliche Fragen im Leben eines Eventmanagers geben. Also ganz konkrete Tipps, die ihnen bei der Veranstaltungsplanung helfen. Dinge, die ich auch gern vorher gewusst hätte.
Außerdem möchte ich Anregungen geben: Mit welchen Tools sie Zeit, Geld, Papier, Nerven & vieles mehr sparen können.
Und ich möchte Mut machen: Nutzt die Tools! So könnt ihr endlich wieder mehr Zeit in das Event selbst stecken. In die Strategie, die Zielfindung, die Kundenbindung etc. So könnt ihr auch mal neue Formate ausprobieren. Geht mit der Zeit. Eure Kunden werden es euch danken.
JW: Was ist dein Ansatz um digitale Tools einzuführen / zu verwenden? Wie teilst du die Tools ein, welchen Verwendungszweck haben sie?
Aus meiner Sicht helfen uns digitale Tools, unsere Arbeit effizienter zu erledigen. Manuelle Arbeitsschritte fallen so einfach weg. Diese Tools sollen allerdings wirklich nur die Prozesse verbessern und beschleunigen. Reale Treffen wird es meiner Meinung nach immer geben. Und je digitale unsere Umwelt wird, desto wichtiger wird der reale Austausch.
Digitale Tools gibt es für alle Prozesse rund ums Eventmanagement. Leider noch keines, welches alle Prozesse in einem Tool abbildet. Doch so ein Monstertool wollen wir vielleicht gar nicht bedienen und bezahlen.
Ein paar will ich hier einmal nennen. Du kannst überall die Begriffe online, digital oder instant davor setzen:
- Teilnehmerregistrierung
Das wohl bekannteste Tool. Mittlerweile können diese Tools auch eine Menge anderer Aufgaben erledigen, zum Beispiel Marketing, Buchhaltung und Mahnwesen, Check-In auch mit Hilfe von Facial Recognition, Matchmaking und Präsentation von Sponsoren. - Marketing wie Newsletter-Marketing, Social Media, Live Blogging, SEO, AR und VR, künftig auch über Alexa & Co.
- Organisation dank Kollaborationsplattformen oder Terminplaner
- Matchmaking mit Hilfe von Apps
- Evaluations- und Votingtools
- Location-, Hotel- und Catering-Buchung dank Instant Booking Portale
Wenn ich einen Wunsch frei hätte, dann wünschte ich mir ein Tool, dass wirklich von Anfang bis Ende einer Veranstaltung genutzt werden kann. Es muss nicht alle Prozesse abbilden. Doch über Schnittstellen möchte ich keine Doppelarbeit mehr leisten. Zum Beispiel:
Wie wäre es, wenn ich eine Software habe, in der ich die Technikausstattung und Beschilderung für mein Event anfrage, bestelle und plane. Und wenn nun ein Tag vor dem Event sich noch ein Beamer im Raum A ändert, klicke ich auf einen Button und alle, aber wirklich alle Beteiligten wissen sofort darüber Bescheid. Ich ändere das nicht mehr in mittlerweile 20 verschiedenen Exceltabellen und sende E-Mails an 10 Eventpartner und nochmal 10 Personen in CC. Nein, alle, die es wissen müssen, erhalten das Update. Und wenn der Techniker vor Ort den Beamer in den anderen Raum gebracht hat, erhalte ich eine Benachrichtigung mit dem Status “erledigt”. Diese Information wandert dann auch in meine und seine Abrechnungsunterlagen. Alles transparent, alles mit einem Klick. Das wäre doch irre, oder?
JW: Was ist der positive Aspekt von digitalen Tools / wo sind die Fallen / wo sind die Hürden?
Positiv ist auf jeden Fall die Zeitersparnis und die Transparenz für alle Beteiligten. Außerdem fälle ich viele, viele Bäume weniger. Manchmal erspare ich mir dann auch noch andere Ressourcen, zum Beispiel Transportkosten.
Auch wenn ich ein Fan digitaler Tools bin, so sehe auch ich einige Hürden oder Nachteile. Zum einen ist da die Auswahl. Allein die schier unendlich scheinende Anzahl an Anbietern kann einen ja erschlagen. Dann kommen die Anschaffungskosten dazu und die Einarbeitungszeit in die Tools. Manchmal sind wir da mit der guten alten Exceltabelle einfach schneller. Zumindest kurzfristig gesehen.
Außerdem haben viele von uns Berührungsängste. Wenn meine Teilnehmerliste in der Cloud liegt statt ausgedruckt auf meinem Schreibtisch kann das schon ein mulmiges Gefühl hinterlassen. Was, wenn der Anbieter damit nicht sorgsam umgeht? Was, wenn ich morgen nicht mehr darauf zugreifen kann?
Darüber hinaus haben wir in diesem Frühjahr erlebt, wie wichtig das Thema Datenschutz ist. Allerdings haben es die meisten von uns doch geschafft: Ein DSGVO-konformer Umgang mit Daten. Wem das wichtig ist, der schafft es auch. Und dem vertrauen dann auch die Teilnehmer.
Über die Interviewpartnerin / Autorin
Katrin Taepke bloggt auf www.micestens-digital.de und ist Eventprofi mit Leidenschaft für Digitalisierung und interaktive Eventformate. Seit mehr als 20 Jahren organisiert sie Events unterschiedlichster Größe und Ausrichtung. Ihr Credo: Rettet die Welt vor frontaler Vortragsbeschallung und nutzt digitale Tools für Eure Prozesse.