Organisation von Events

Muss ich wirklich über Organisationen schreiben? Dieser Gedanke ist in meinem Kopf hängen geblieben. Ja, ich muss. Auch wenn ich nicht will. Es muss jetzt sein, die ersten Gedanken zu diesem unerschöpflichen Thema zu dokumentieren. Ich beschränke mich heute aber darauf, zu erklären, warum eine Organisation scheitert.

 

Eine Überschrift zum Thema gefällig? Bitte sehr!

Die Organisation stimmt meistens, aber die Umsetzung ist FALSCH

Die Organisation stimmt meistens, aber die Umsetzung ist falsch. Zur Wiederholung und damit es nicht in Vergessenheit gerät.

Events sind in den meisten Fällen die Ideen von Einzelpersonen oder kleinen Gruppen / Strukturen. Diese versuchen dann, Getreue um sich zu scharen, um an die Umsetzung zu gehen. Dann kopiert man die in den Köpfen vorhandene  Struktur der Unternehmen, in denen man gearbeitet hat, oder im besten Fall versucht man die Struktur eines Events zu kopieren, den man irgendwie ein wenig näher kennt.

Man teilt sich die Arbeit auf, es entstehen die „Bereichsleiter“. Diese machen sich voller Motiviation an die Arbeit um relativ rasch festzustellen, dass sie mehr Leute brauchen. Man geht zum „Kopf“ der Veranstaltung (der meistens auch das Geld verwaltet) um zu erfahren, dass man kein Budget zum jetzigen Zeitpunkt zur Verfügung hat. Man muss also so arbeiten, dass man so spät als möglich Personen dazuholt (um Kosten zu sparen) und diesen dann kurz die wochen- und monatelangen Aufgaben und Vorbereitungen, die man als Bereichsleiter gemacht hat, weiter zu geben.

Die Erwartungshaltung in die perfekte Umsetzung dieser Vorbereitungen ist natürlich hoch – die Enttäuschung über das Scheitern dieses Vorhabens dann natürlich auch. Dann muss man als Bereichsleiter wieder in die Bresche springen und die eigentlich delegierte Aufgabe selbst erledigen. Man wird so immer mehr zum „operating“ Bereichsleiter.

Damit fehlt man aber an einer entscheidenden Stelle: der Überwachung der Aufgaben.

Zusätzlich ist dann durch den späten Einsatz der „Manpower“ eine unklare Hierarchie entstanden. Es geht dann meistens nach dem Prinzip „ich bin schon 2 Tage länger da, ich weiss, wie es geht“ Und das eigentliche „Kontrollorgan“, der Bereichsleiter ist wieder mit Operating beschäftigt und kann die Sachlage gar nicht klären.

Dann tauchen „Managementfloskeln“ von unzufriedenen Teilen der nun großen Organisation auf: „schlecht organisiert“, „schlechte Kommunikation“ und „überfordert“ sind die Schlagwörter, mit denen dann auf der frustrierten untersten Ebenen herumgeworfen wird. Dieser Aspekt zieht sich dann bis ganz oben durch, wo man als Erkenntnis dann festhält: wir müssen die Kommunikation verbessern.

Und schon ist in diesem Teilsegement das Chaos ausgebrochen, was aber programmiert war!

Event Organisationen haben zu wenig oder zu viele Mitarbeiter. Sie haben im Speziellen die falschen Mitarbeiterzahlen zu falschen Zeitpunkten. Es wird ganz auf Teamarbeit gesetzt oder man schickt Einzelkämpfer in Schlachten, die sie nicht gewinnen können. Alles ist möglich, alles hat seine Vorteile und seine Nachteile.

Teamarbeit ist gut und schön, führt aber oft dazu, dass viele über alles Bescheid wissen und dann in ein Helfersyndrom verfallen, weil man ja alles im Team gemeinsam lösen muss! Einzelkämpfer haben dann ein Problem, wenn sie Hilfe brauchen und diese nicht anfordern oder das, was sie brauchen unklar kommunizieren (weil sie Angst haben, der „Kopf“ meint, sie seien der Aufgabe nicht gewachsen!)

Nehmen wir uns doch einen Indianerstamm als Vorbild!

Wie viele Häuptlinge hat ein Indianerstamm? Zwei, Drei? Nein – ein Häuptling ist ausreichend. Der baut sich eine Struktur. Er teilt die Aufgaben ein. Wer geht jagen, wer geht fischen, wer baut die Zelte, wer kümmert sich um die Pferde. Wer kocht, wer näht und wer kundschaftet neue Weidegründe aus. Sie arbeiten mit kleinen Teams. Keiner geht alleine jagen, die Frauen kochen gemeinsam und die Kundschafter  suchen nicht alleine die weite Steppe ab. Der Häuptling hat einen Rat der Alten als Berater und er hat einen Medizinmann, wenn gar nichts mehr hilft. Er würde übrigens keinen der Zelte baut, kochen lassen und keinen der Jäger an die Kochstelle verbannen…..

Für dich:

Kennst du den Aufbau deiner Organisation? Wo sind die Stärken und Schwächen. Passt deine Struktur zu deinem Vorhaben. Sind die richtigen Leute am richtigen Platz? (!!!!)

Bist du Häuptling deines Stammes? Sind deine Positionen besetzt wie in einem Indianerstamm?

Sind deine Bereichsleiter auf diese Sache vorbereitet. Ist deinen Bereichsleitern klar, dass sie nur im Notfall operativ tätig werden dürfen? Wenn zumindest das gewährleistet ist, ist schon ein großer Teil der Lösung vorhanden.

Prüfe deine Organistion und baue sie notfalls um.

Und um dir dabei helfen zu lassen: hol dir einen Medizinmann unter office@modernevent.rocks